Como criar um registro de ferramentas de IA na empresa

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Um registro de ferramentas de IA é uma planilha em que a empresa anota quais ferramentas usa, quem responde por elas e que tipos de dados são inseridos. O AI Act não exige um registro com esse nome de empresas que usam ferramentas prontas, como chats e assistentes. Ainda assim, sem uma lista fica mais difícil saber o que está em uso e organizar medidas como treinamento e transparência. Veja 10 campos, exemplos de preenchimento e um plano para montar a primeira versão em uma hora.

Por que a empresa precisa de um registro de ferramentas de IA

Muitas empresas não sabem quantas ferramentas de IA usam. Um chatbot é só o começo: a IA também pode estar em um pacote de escritório, CRM, ferramenta de tradução, programa de design ou sistema de recrutamento. O registro ajuda a organizar quatro aspectos:

• Competências (art. 4). A regra considera o contexto em que os sistemas são usados. Sem uma lista de ferramentas, o treinamento pode ficar genérico.
• Transparência (art. 50). O registro ajuda a identificar quais ferramentas geram imagens, vídeos e áudios para publicação e onde há um chatbot voltado ao público.
• Práticas proibidas (art. 5). Se alguém registrar uma ferramenta que analisa as emoções de funcionários, isso pode ser identificado e avaliado.
• Alto risco (art. 6 e Anexo III). Usos de IA em recrutamento, avaliação de crédito ou educação podem exigir planejamento específico, considerando o prazo de 2 de dezembro de 2027.

10 campos para incluir no registro

Não inclua senhas, chaves de API nem o conteúdo de documentos de clientes. O registro deve indicar onde estão as regras e quem responde por elas, sem substituir a documentação do provedor.

Como montar o registro em uma hora

A primeira versão não precisa ser perfeita. Esta é uma proposta de divisão dos 60 minutos para uma empresa com algumas dezenas de pessoas:

1. Reúna a lista (20 min). Envie uma pergunta para cada área: “Quais ferramentas ou recursos de IA você usa no trabalho, mesmo que só uma vez por mês?”. Dê exemplos: assistente integrado ao pacote de escritório, tradutor, gerador de imagens e recursos de IA no CRM. Peça respostas sem informações confidenciais.
2. Combine as duplicatas (10 min). Cinco pessoas que dizem usar o “ChatGPT” podem estar usando cinco contas diferentes. Separe os registros por versão: conta empresarial com contrato ou conta pessoal.
3. Registre os dados e o papel da empresa (10 min). Para cada ferramenta, anote as categorias de dados inseridas e se a empresa apenas usa a ferramenta ou a oferece com sua própria marca.
4. Avalie o risco (10 min). Marque ferramentas que geram conteúdo para publicação (art. 50), são usadas com candidatos ou funcionários (possível alto risco) ou podem estar relacionadas a práticas proibidas (art. 5).
5. Defina responsáveis e data (5 min). Cada ferramenta deve ter uma pessoa ou função responsável pelo registro.
6. Salve a versão (5 min). Salve o arquivo com número da versão e data em um local que possa ser acessado remotamente.

Os campos e um modelo CSV aberto estão no modelo de registro de ferramentas de IA, no meu site Biegli w AI. É um projeto meu, sobre o qual escrevo como autor.

Exemplos de registros de ferramentas de IA

Estes três registros fictícios de uma pequena agência mostram o nível de detalhe que você pode incluir:

Erros comuns ao criar o registro

• Registrar só os chats. Isso deixa de fora recursos de IA que já existem em programas comprados pela empresa para outras finalidades.
• Confundir declaração com aprovação. O fato de uma pessoa ter informado que usa uma ferramenta não significa que o uso foi aprovado. Inclua uma coluna como “aprovado: sim/não”.
• Incluir dados pessoais no registro. Anote categorias, como “dados de contato de clientes”, e não informações sobre pessoas específicas.
• Não incluir a data da revisão. Planos e recursos mudam a cada poucos meses. Sem uma data, o registro pode ficar desatualizado em seis meses.
• Deixar o registro esquecido. Uma lista que a equipe não conhece não ajuda no treinamento. Faça referência a ela na política de uso de IA da empresa.

Perguntas frequentes sobre o registro de ferramentas de IA

O registro de ferramentas de IA é obrigatório?

Para uma empresa que apenas usa ferramentas prontas, o AI Act não exige um registro com esse nome. É uma forma prática de mostrar que a empresa sabe o que está usando e tomou medidas relacionadas ao art. 4.

Qual é a diferença entre um registro interno e o banco de dados da União Europeia?

O banco de dados da União Europeia, previsto nos artigos 49 e 71 do AI Act, trata do registro de sistemas de alto risco por provedores e por alguns responsáveis pela implantação. O registro interno de ferramentas é um documento da empresa, mantido para organizar os próprios usos.

Qual formato usar para o registro?

Uma planilha ou um arquivo CSV é suficiente. O importante é incluir versão e data e garantir que o arquivo possa ser acessado remotamente.

Com que frequência atualizar o registro?

Atualize-o sempre que uma nova ferramenta for adotada e pelo menos a cada 6 a 12 meses. Uma boa ocasião é quando o treinamento é renovado.

Quem deve manter o registro?

Uma pessoa ou função, como uma liderança de operações ou alguém da área de TI. As áreas informam as mudanças, e a pessoa responsável pelo registro as aprova.

Este texto não é aconselhamento jurídico. Em caso de dúvida sobre a classificação de uma ferramenta como sistema de alto risco, consulte um profissional qualificado.

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